I 5 strumenti di controllo di gestione

“Ci tengo a precisare che la nostra azienda non ha debiti verso i fornitori, non ci sono debiti verso le banche e non abbiamo nessun arretrato col fisco”.

Così aveva risposto la zelante responsabile amministrativa alla richiesta di informazioni necessaria a completare la nostra procedura di istruttoria, affermando con sicurezza che quella per la quale lavorava non era un’impresa in difficoltà e che non capiva come mai i suoi titolari ci avessero contattato.

Peccato che proprio la sera prima avessi partecipato ad un appuntamento con gli imprenditori titolari della stessa azienda ed avessimo discusso della trattativa da intavolare con un fornitore particolarmente delicato, che vantava un credito da 250 mila euro.

Quando la responsabile amministrativa ti risponde con una tale sicurezza che la sua azienda non ha debiti arretrati che non riesce a pagare, ti viene il dubbio di aver chiamato il settore marketing o il magazzino.

Invece no, era proprio l’amministrazione di quell’azienda, ma la persona incaricata di controllare i numeri non aveva idea della reale situazione dei conti aziendali, non sapeva che mancavano i soldi per rispettare gli impegni presi.

E se non sai che mancano è evidente che non sai dove allocare le poche risorse economiche che hai a disposizione, no?

Non è la prima volta che mi capita una cosa del genere e non dipende dalle dimensioni aziendali. La mancanza di procedure di controllo di gestione affidabili è una caratteristica che accomuna tutti i nostri clienti, ma non solo.

Rischi se mancano sistemi di controllo di gestione 

Quasi tutti gli imprenditori con i quali sono entrato in contatto negli ultimi 10 anni hanno solo un’idea vaga delle entrate e delle uscite della propria azienda, non controllano in maniera precisa i flussi di cassa e, comunque, non lo fanno costantemente.

Molti di loro non hanno a disposizione un bilancio aggiornato nel conto economico e nello stato patrimoniale e, in ogni caso, al massimo riescono a sapere il totale dell’IVA che non sono riusciti a versare, perché non hanno un sistema per analizzare i numeri e verificare gli effetti delle scelte aziendali.

La cosa più grave è che questa mancanza di informazioni caratterizza anche, e soprattutto, le imprese che si trovano ad affrontare una crisi finanziaria più o meno grave.

Ma senza un rudimentale sistema di controllo di gestione è estremamente rischioso guidare un’azienda, ma addirittura impossibile impostare un processo di ristrutturazione aziendale.

Nel momento peggiore della vita della tua azienda, quello in cui è a rischio il futuro del progetto imprenditoriale al quale hai dedicato la maggior parte della tua vita, non puoi decidere se non hai tutte le informazioni per farlo.

Altrimenti rischi di sprecare i pochi soldi che ti restano per fare azioni assolutamente inutili. Butti letteralmente i soldi al cesso.

E ora che ti ho terrorizzato abbastanza, veniamo alla parte utile di questo articolo, quella in cui ti spiego quali sono gli strumenti di controllo di gestione essenziali per realizzare un progetto di ristrutturazione aziendale.

Si tratta di strumenti utili sia nel caso in cui l’impresa sia in difficoltà sia per prevenire le crisi aziendali e navigare sempre certo della rotta, con la tranquillità necessaria a creare il tuo piano marketing e far espandere l’azienda, quindi, prendi nota.

Gli strumenti per il controllo di gestione della tua azienda che non puoi farti mancare

1. Il budget previsionale: il perno di ogni procedura di controllo di gestione aziendale

Non puoi fare impresa senza aver messo nero su bianco quanto spenderai per acquisire ogni singolo fattore produttivo e quanto incasserai dalla vendita dei tuoi prodotti e servizi. Non avere questi dati vuol dire guidare la tua impresa con una benda davanti agli occhi. 

Se non ti schianti, è solo per un gran colpo di fortuna.

Devi costruire un prospetto degli incassi e delle spese previste per tutto l’anno in modo da avere il controllo dell’attività aziendale.

“Eh ma io non lo so quello che incasserò il prossimo dicembre…”

Molte delle mie aziende clienti non hanno un sistema di acquisizione clienti misurabile, ma aspettano che siano i clienti a fare gli ordini.

Il passaparola resta la principale fonte di acquisizione clienti.

Se sei una PMI non puoi permetterti di lavorare in questo modo, ma facciamo anche finta che la cosa possa funzionare: devi comunque fare delle previsioni e verificare che i dati effettivi coincidano con le attese.

Il previsionale dei flussi di cassa è un elemento essenziale per prendere qualsiasi decisione strategica necessaria al risanamento della tua azienda. Non puoi realizzare nessun piano di ristrutturazione aziendale senza avere il controllo dei soldi che entrano ed escono dalle tue casse. 

Senza conoscere le dinamiche degli incassi e delle spese, infatti, non è possibile pensare ad una strategia di gestione dei problemi finanziari dell’azienda.

A poco contano le manovre più complesse ed impensabili, se non hai ben presente la tua condizione.

Si parla sempre di grandi software, complessi algoritmi e cose del genere quando si ragiona sul controllo dei numeri aziendali, ma ci sono soluzioni pratiche e semplici, applicabili ad ogni contesto ed è proprio una di queste soluzioni il secondo strumento per tenere la rotta.

2. Le informazioni storiche riclassificate per facilitare il controllo di gestione della tua azienda

La misurazione dei risultati ottenuti dalla tua azienda non è possibile se manca il sistema previsionale, ma è inutile se mancano le informazioni storiche sui risultati conseguiti negli anni precedenti.

Si dice che dalla storia si possa imparare e questo è vero anche per le aziende.

Un sistema di controllo di gestione aziendale efficace deve prevedere un confronto tra i risultati ottenuti grazie alle strategie realizzate e quelli ottenuti negli anni passati, perché serve a misurare il progresso o i passi indietro che stai facendo.

Quindi prendi i dati degli ultimi anni, fai una media e utilizza quei valori per capire se stai andando bene o male.

Perché i dati medi?

Perché in questo modo elimini il rischio di avere informazioni falsate dagli eventi non ripetibili e  come valore previsionale. Non è necessario indovinare al centesimo, ma è fondamentale che tu abbia un’idea delle entrate e delle uscite “strutturali” della tua azienda.

3. Il piano di cassa inserito all’interno della tua procedura di controllo di gestione aziendale

Lo scopo di un piano di cassa è quello di trovare, all’interno della tua azienda, le risorse per poter sostenere il tuo piano di risanamento aziendale e realizzare gli obiettivi di controllo costi che ti sei prefissato.

Dall’analisi dei flussi di cassa è possibile pianificare le uscite, programmare le trattative, pianificare le azioni necessarie ad evitare che i tuoi creditori possano arrivare ad aggredirti giocando sulla tempistica delle negoziazioni, in modo che la tua azienda possa ottenere una struttura finanziaria solida.

Ecco perché di solito l’avvocato non basta ad affrontare i problemi di crisi aziendale.

Non fa i conti (né e tenuto a farlo) con i numeri della tua azienda e con la sostenibilità economica delle scelte di gestione del problema che gli hai affidato. 

Il piano di cassa è il risultato degli incassi e delle spese che si concretizzeranno nell’immediato futuro.

Il modo migliore per realizzarlo è quello di partire dallo scadenzario delle fatture in entrata e in uscita, da integrare con le informazioni relative alle uscite “non fatturabili”, come le tasse, gli stipendi ecc..

E di integrarlo con lo strumento n. 4.

4. Inserisci l’analisi andamentale della Centrale Rischi nel tuo sistema di controllo di gestione aziendale

“Qua andiamo un po’ troppo sul finanziario…”

Lo so, ma non si può prescindere dalla Centrale Rischi se si vuole pensare di risanare la propria azienda.

Io, te, il panettiere sotto casa, chiunque ha rapporti più o meno stretti con le banche, è la centrale Rischi è esattamente questo: guardarti con i loro occhi.

Gli strumenti di finanziamento sono diversi, così come differente è la composizione della struttura finanziaria. Ci sono aziende che hanno solo chirografari a breve termine, altre che lavorano solo con gli anticipi fattura, altre ancora che sono completamente finanziate tramite i fidi di cassa.

Tutte hanno rapporti con le banche, ma nessuna delle mie aziende clienti ha mai monitorato l’andamento delle linee di credito a partire dai dati di base trasmessi dagli istituti di credito alla Centrale Rischi.

Dall’andamentale dipende per l’80% il tuo rating, ossia il voto che la banca ti appiccica addosso ed è in base a questo che ti viene o meno dato un prestito e a quali condizioni.

Negli ultimi tempi alcuni imprenditori hanno capito l’importanza di controllare l’utilizzo delle linee di credito e qualche volta mi arrivano sulla scrivania dei prospetti excel nei quali, con le cellette colorate, tengono monitorato l’utilizzo di questa o di quell’altra linea di credito.

Solo che non basta. Nessuno di loro, infatti, monitora l’andamentale, cioè l’andamento delle linee nell’arco temporale ritenuto utile dalle banche.

Sulla base di queste informazioni e sulla base del comportamento storicamente tenuto da questo o da quell’istituto di credito, è possibile prevedere con ragionevole certezza l’evoluzione del rapporto con la tua banca.

“Scusa, ho capito bene? Hai detto che dalla Centrale Rischi si può capire quello che farà la banca?”

Esattamente. Le informazioni trasmesse in Centrale Rischi, l’andamento delle linee di credito, lo studio delle segnalazioni accompagnate alla conoscenza del comportamento tipico dei diversi istituti di credito sono sufficienti ad avere una previsione abbastanza attendibile di come la banca ti tratterà.

Ma la cosa bella è che, controllando questi dati ed intervenendo per migliorarli, è possibile influenzare l’atteggiamento delle banche nei confronti della tua azienda. 

Ed eccoci arrivati all’ultimo fondamentale strumento per impugnare ben strette le redini della tua azienda.

5. Il calcolo del ciclo monetario e del capitale circolante come strumento di controllo di gestione

Questo è il calcolo che ti permetterà di non trovarti mai senza soldi sul conto corrente.

In quanto tempo rientrano i soldi investiti nella tua azienda? Di quanti soldi hai bisogno per “farla girare”?

Nessuno degli imprenditori che mi contattano è in grado di rispondere a questa domanda eppure, a conti fatti, questo è probabilmente l’elemento più importante per la gestione di un’azienda.

Il ciclo monetario altro non è che la rappresentazione del tempo necessario affinché ogni euro speso per acquistare ciò che ti serve a produrre rientri nelle casse della tua azienda. 

Viene determinato sulla base della dilazione di pagamento che concedi ai clienti, dei tempi di pagamento che ti concedono i tuoi fornitori del tempo medio di giacenza dei prodotti finiti in magazzino. Ed è essenziale conoscerlo per poter realizzare un piano di ristrutturazione del debito aziendale.

Prendi i dati temporali, moltiplicali per il fatturato generato (o che prevedi di generare) e ottieni – in euro – il capitale operativo, molto più semplicemente i soldi di cui hai bisogno per farla funzionare.

Lavorando su questi fattori, negoziando gli accordi di fornitura, lavorando sulle condizioni di vendita e migliorando la gestione operativa è possibile ridurre al minimo il capitale necessario e quindi il tuo bisogno cronico di nuovi finanziamenti.

Questi sono strumenti fondamentali per un’azienda in crisi, elementi dai quali chiunque abbia difficoltà non può prescindere, ma sono anche armi nelle mani di chi naviga ancora in acque tranquille.

Se ognuno ponesse attenzione a questi elementi non ci sarebbe il rischio di ritrovarsi poi a dover far fronte a emergenze.

Come utilizzare il tuo nuovo sistema di controllo di gestione

Adesso che hai i 5 strumenti per il controllo di gestione, come li utilizzi per ristrutturare la tua azienda?

Non puoi pensare di fare tutto da solo, devi farti aiutare da chi può supportarti in questo lavoro e concentrati sulle cose veramente importanti, come portare soldi in azienda.

Non fare l’errore di tentare di risolvere la situazione procedendo per tentativi (lo so che sbagliando si impara, ma sai quanto costa imparare?)

Puoi contattare me ed il mio staff per raccontarci la tua storia e i problemi che devi affrontare, in modo da capire se possiamo aiutarti a risolverli e quale tipo di intervento è necessario per sistemare i problemi finanziari della tua azienda.

Se vuoi sapere cosa dicono di me e della mia squadra gli imprenditori che si sono affidati a noi, puoi visitare la pagina delle nostre testimonianze.

La trovi qui —> Cosa dicono di noi

La consulenza preliminare non ti vincola ad acquistare i servizi che ti proporremo solo in base alle tue necessità, ma avrai l’occasione di “vederla sotto un altro punto di vista”.

Mentre parliamo, potremmo renderci conto che non c’è compatibilità tra le tue esigenze ed il nostro servizio oppure che è semplicemente troppo tardi per rimediare.

D’altro canto potremmo anche renderci conto che i nostri servizi potrebbero risolvere i tuoi problemi e nel caso decideremo come approfondire la cosa.

Io non so ancora come sia messa la tua azienda, quale sia la tua attuale condizione finanziaria, quali rischi corri, che posizioni scoperte hai, quali punti di forza potresti usare in una trattativa o per ridare equilibrio finanziario alla tua azienda.

Insomma, non conosco ancora i tuoi problemi, ma posso dirti è che l’approccio del Metodo Di Domenico™ si applica a molte tipologie di crisi finanziaria, che vengono gestite dall’imprenditore e dai suoi consulenti abituali in maniera errata.

Il Metodo Di Domenico™ è una procedura scientifica basata sulla gestione della liquidità aziendale, le procedure di riequilibrio finanziario e la rinegoziazione dei debiti esistenti.

Un sistema pensato per quegli imprenditori che vogliono fare tutto il possibile per salvare tutto ciò che può essere salvato, scaricandosi del peso della gestione di problemi spesso più grandi di loro per riconquistare il tempo e l’energia necessari per tornare a fare, a produrre ed a lavorare sulla loro azienda.

Ma bisogna capire se siamo ancora in tempo per intervenire sui problemi di indebitamento della tua azienda.

Per scoprirlo, abbiamo messo a punto un protocollo specifico che ci permette di approfondire nel dettaglio la situazione della tua azienda, il livello di rischio al quale sei esposto e di sintetizzarla in un report preparato dai nostri analisti.

Quindi se prenoti ora la consulenza riceverai gratuitamente l’ANALISI DIAGNOSTICA StratExit™, una dettagliata relazione scritta preparata dal nostro Ufficio Studi sulla situazione di difficoltà della tua azienda e sulle possibili soluzioni applicabili.