Riduzione costi aziendali: perché fallisce il 99% degli interventi

Nella maggior parte dei casi non si riescono a ridurre i costi aziendali. Ti spiego perché e come evitarlo. 

Quando le vendite iniziano a calare ed il fatturato dell’azienda subisce una contrazione più o meno pesante, si rendono necessarie delle scelte di riduzione costi aziendali per cercare di mantenere in equilibrio i conti.

Il rischio che si corre, altrimenti, è che l’azienda smetta di essere in equilibrio finanziario e si ritrovi ad affrontare una crisi di liquidità più o meno grave. Con tutto quello che ne consegue.

Restando fermo, rischi seriamente di perdere quello che hai costruito.

Riduzione costi aziendali, gli errori

Ed è proprio per evitare questo che molti imprenditori, quando si trovano ad attraversare un momento di difficoltà economica, mettono in atto delle strategie di riduzione dei costi.

È la prima cosa che viene in mente, quella più facile da fare.

“Adesso taglio queste spese inutili e le cose migliorano”.

Questo è quello che viene da pensare, ma ridurre costi aziendali nel modo giusto non è un’impresa semplice.

Spesso e volentieri ci si ritrova a tagliare spese che, invece, dovrebbero continuare ad essere sostenute, mentre si rimane con le mani in mano quando si tratta di tagliare costi di gestione che potrebbero essere ridotti grazie a delle lunghe ed impegnative negoziazioni di nuovi accordi con i fornitori.

Manca la visione di lungo periodo e questo riduce di molto le possibilità di liberare l’azienda dai debiti.

Ti spiegherò meglio cosa intendo tra qualche riga.

Ogni imprenditore che si trova ad affrontare un periodo di “vacche magre” cerca il modo per abbattere i costi aziendali.

Riduzione costi aziendali esempi

Mi viene in mente, ad esempio, il mio amico Mario, un piccolo imprenditore impegnato nel settore alimentare che aveva tre supermercati nella provincia di Olbia, in Sardegna.

Per anni i suoi negozi erano andati piuttosto bene, tanto che l’azienda aveva dato la possibilità di mantenere la sua famiglia e quelle dei suoi fratelli.

Per chi non fosse del mestiere, è importante sapere una cosa.

Uno dei punti deboli dei supermercati e, in generale, di ogni attività al pubblico di rivendita di prodotti multi-marca, è la mancanza di controllo sui margini di profitto, sui prezzi applicabili e quindi sul fatturato.

Ne soffrono i supermercati come quelli di Mario, ma anche i negozi che vendono abbigliamento, le farmacie, le ferramenta, ecc.

È vero che molti possono decidere il prezzo dei prodotti che rivendono, ma in realtà questa scelta è limitata dal fatto che i clienti possono informarsi sul prezzo applicato dai concorrenti (e cambiare, di conseguenza, negozio) oppure decidere di comprare le stesse cose tramite internet.

Mario, come tutti i suoi colleghi, non aveva prodotti propri sui quali puntare per aumentare i margini di guadagno, ma rivendeva prodotti acquistati dai grossisti del settore alimentare, che i suoi clienti potevano trovare in ogni altro supermercato.

La sua azienda era invischiata in una serrata battaglia dei prezzi ma, grazie al numero di negozi che aveva aperto, riusciva ad avere abbastanza potere contrattuale con i fornitori per vivere discretamente.

Erano andati per anni avanti in questo modo.

Fino a quando nella sua zona sono arrivate le multinazionali della Grande Distribuzione Organizzata che si sono imposte sul mercato dell’isola grazie a strategie di penetrazione fatte di sconti, vendita di prodotti sotto costo e campagne pubblicitarie a tappeto su ogni canale di comunicazione disponibile.

Avevano acquistato i terreni, in poco tempo avevano costruito degli enormi centri commerciali e avevano iniziato ad inondare la provincia di volantini pubblicitari e cataloghi di prodotti scontati.

In pochi anni i supermercati della zona erano stati schiacciati.

Taglio costi aziendali, quando si fa la scelta

Qual è la leva che spinge gli imprenditori a mettere in atto interventi di riduzione costi aziendali?

Quando ti trovi a confrontarti con una situazione del genere, nella quale il tuo mercato si popola di concorrenti economicamente più forti di te, il tuo fatturato inevitabilmente subisce un forte contraccolpo.

E non sei quasi mai tempestivo nell’affrontarlo, perché il tuo ottimismo imprenditoriale e la disattenzione dei professionisti ai quali ti affidi, ti porta a sottovalutare il problema fino a quando non diventa impossibile ignorarlo.

Sei talmente impegnato a risolvere i problemi di tutti i giorni, costretto da dipendenti incapaci e dai professionisti distratti a lavorare 15 ore al giorno per riuscire a fare tutto, che non ti rendi conto della gravità dei cambiamenti del mercato che ti circonda.

E successo, ad esempio, a tantissime aziende di costruzione non più di cinque o sei anni fa, che si sono ritrovate invischiate in pesantissimi investimenti senza possibilità di ritorno perché non sono riuscite a cogliere i segnali di contrazione lanciati dal mercato.

In situazioni del genere quello che il 99% degli imprenditori fa è ridurre i costi fissi aziendali per arginare le perdite, ed è quello che ha fatto anche Mario, commettendo degli errori che lo hanno portato in poco tempo ad affrontare una grave crisi.

Come scegliere quali costi aziendali tagliare

La battaglia silenziosa tra i costi fissi aziendali e le spese variabili compromette ogni intervento di riduzione dei costi.

Quando un’azienda affronta una fase di contrazione del fatturato, la cosa più naturale da fare è quella di cercare di ridurre le spese.

Solo che nell’aprire i registri, verificare i conti correnti e spulciare le fatture, ti trovi quasi sempre a fare i conti con il fatto che, in realtà, c’è ben poco su cui intervenire. Non sei uno che butta via i soldi e quello che spendi è assolutamente necessario.

Ma nessuno ti ha spiegato quello che stai per scoprire in queste righe.

Partiamo dal principio.

I costi variabili dell’azienda, cioè i costi che aumentano o diminuiscono in base alle variazioni del fatturato, non possono quasi mai essere modificati senza provocare grossi cambiamenti. Quindi, l’unica cosa che rimane da fare è quella di intervenire tagliando i costi fissi aziendali, quelli non direttamente correlati al fatturato.

Mario aveva provato a tagliare tutto ciò che era stato possibile tagliare.

Aveva ridotto il numero di dipendenti, eliminato le spese pubblicitarie, sospeso il servizio di consegna a domicilio e ridotto l’orario di apertura, per non pagare straordinari al personale.

Come capita quasi sempre, questi interventi non erano bastati e dopo qualche tempo, aveva addirittura deciso di chiudere uno dei negozi, quello per il quale pagava l’affitto più alto.

Il taglio dei costi fissi, come quello fatto da Mario, ha un limite strutturale che nessun imprenditore prende in considerazione. Non può superare una certa soglia, oltre la quale, praticamente il business cessa di esistere.

La riduzione delle spese considerate “fisse”, infatti, comporta un inevitabile peggioramento dei risultati aziendali, perché la maggior parte di essi sono costi essenziali per l’acquisizione ed il mantenimento dei clienti.

Le spese pubblicitarie, i costi del personale, le spese di locazione degli immobili (per quelle attività aperte al pubblico che utilizzano la location come uno degli strumenti di acquisizione dei clienti) rappresentano delle spese che non dovrebbero essere tagliate, per non compromettere l’equilibrio di medio periodo e le possibilità di rilancio dell’azienda.

Sono quelle più semplici da tagliare, ma anche quelle che compromettono di più la capacità di un’azienda di continuare a lavorare.

Bisognerebbe intervenire sui costi variabili, quelli che aumentano o diminuiscono in base al fatturato, ma sembra esistere una specie di “blocco psicologico” all’idea di poter tagliare queste spese, che praticamente rappresentano i veri costi fissi dell’azienda.

“Cioè? Fammi un esempio”

L’errore nella riduzione dei costi

Qual è l’errore che commettono tutti gli imprenditori in crisi e che rende inutile e dannoso qualsiasi intervento di riduzione dei costi?

Una delle prime cose che chiedo ai miei clienti quando inizio a lavorare con loro è quella di compilare un prospetto predefinito che ci serve per analizzare lo stato dei debiti commerciali e definire le strategie da adottare con i fornitori.

In una delle colonne bisogna definire se il fornitore è sostituibile o insostituibile, in un’altra se il rapporto è attivo o inesistente.

Sembra incredibile, ma ci sono imprenditori che definiscono “insostituibili” anche fornitori con cui non hanno più rapporti attivi. Praticamente non ci lavorano, ma ne sono rimasti evidentemente innamorati.

Mario non è stato un’eccezione.

Come la maggior parte degli imprenditori, riteneva assolutamente intoccabili quasi tutti i suoi rapporti di fornitura e non aveva nemmeno preso in considerazione l’idea di intervenire lavorando su questa leva per rilanciare la sua azienda.

Era convinto di aver fatto tutto quello che era possibile fare per risolvere il problema.

Aveva tagliato il tagliabile, concentrato le energie riducendo il numero di negozi e limitati gli sprechi ma era comunque in crisi finanziaria.

Per ben due volte aveva chiesto ed ottenuto dalle banche la sospensione del pagamento dei prestiti e per ben due volte gli era stata concessa la moratoria, ma l’ultima richiesta era stata rifiutata dalle banche che avevano iniziato a sospettare che ci fosse qualcosa che non andava.

Questo era il motivo che lo aveva spinto a contattarmi.

I punti deboli di molte strategie di riduzione costi aziendali

I conti della sua azienda non erano più sotto l’effetto doping delle scelte fatte per ridurre i costi nel breve termine e i nodi stavano per arrivare al pettine.

Il taglio delle spese aveva provocato un calo sostanzioso del fatturato, che era stato assorbito per qualche anno dalla riduzione dei costi fissi e dall’interruzione dei piani di ammortamento dei prestiti.

Ma c’era da fare i conti con il pagamento del debito per il trattamento di fine rapporto e con le rate da pagare.

La situazione non era sostenibile nel lungo periodo.

Quando l’ho incontrato, mi sono ritrovato di fronte una persona sconfortata, disillusa e stanca.

Subiva attacchi da ogni lato, il suo telefono squillava in continuazione e si era portato dietro una cartellina piena di decreti ingiuntivi e altri atti legali che straripava di documenti mal organizzati.

Dopo aver letto la sua storia, ho iniziato ad entrare nei dettagli del suo business, di quello che aveva fatto e delle ragioni che lo avevano spinto a tentare una strada anziché l’altra. Conoscevo bene il settore, perché avevo già in gestione altri clienti nello stesso campo e mi fu facile individuare i punti deboli della strategia che Mario aveva adottato.

Aveva tagliato i costi nel breve periodo e aveva tirato un sospiro di sollievo, ma aveva pagato cara questa scelta.

La chiusura del negozio con il canone di affitto più costoso, gli aveva fatto perdere più del 40% del fatturato, perché i clienti non si erano spostati negli altri negozi. Avevano cambiato fornitore, preferendo i nuovi centri commerciali aperti appena fuori città.

Il taglio del numero di persone aveva costretto Mario a ridurre gli orari di apertura dei negozi e questo aveva ulteriormente peggiorato le cose.

Come se non bastasse, il personale nei supermercati era appena sufficiente a svolgere i compiti fondamentali, a discapito di quelli che migliorano l’esperienza d’acquisto del cliente. Per questa ragione la clientela alto-spendente, quella più attenta al servizio e alla pulizia degli ambienti, aveva abbandonato i negozi di Mario.

Cosa dire del taglio delle spese pubblicitarie? Era stato eroico riuscire a mantenere aperti i due negozi senza nessun sistema per attirare nuovi clienti e spingere quelli già acquisiti a ritornare.

Riduzione costi aziendali, ecco la soluzione

Questo è il piano di riduzione costi aziendali che dovresti mettere in atto per mantenere in equilibrio la tua azienda nel lungo periodo:

Una strategia di riduzione dei costi di medio periodo deve prevedere, necessariamente, un intervento di riduzione dei costi variabili.

Questo è infatti uno dei modi più efficaci per aumentare i margini a partire dai costi. E aumentare i margini è l’unico modo per liberare la tua azienda dai debiti.

“Quindi non ci sono altre strade?”

Ci sono centinaia di modi per aumentare i margini per la tua azienda lavorando sui ricavi.

Potresti trovare il modo per aumentare i prezzi, potresti applicare una strategia per aumentare il valore medio delle transazioni di ogni singolo cliente, potresti tentare di aumentare la frequenza di riacquisto e così via.

Ma sono azioni che riguardano la generazione del fatturato e che richiedono tempo e soldi perché producano effetti.

Lavorare sui costi è più semplice, se sai come farlo.

Tutto parte dall‘analisi dei costi.

Quando Mario ci diede l’incarico di aiutarlo, rivedemmo il piano d’azione che avrebbe attuato se avesse avuto le risorse economiche per rilanciare la sua azienda.

Avrebbe dovuto concentrarsi su una nicchia specifica di clienti, con dei prodotti difficili da trovare nei normali centri commerciali e, una volta attirati i clienti, gli avrebbe venduto ogni genere alimentare possibile.

L’azienda era ancora attiva, si poteva intervenire.

Mentre Mario si dedicava allo sviluppo della sua attività, ritornando a spendere il denaro necessario per alimentare il business, noi ci occupammo di parare i colpi che stavano arrivando dai creditori, negoziando accordi che gli avrebbero permesso di ridurre i costi fissi in maniera definitiva.

Gli accordi a saldo e stralcio dei debiti sarebbero stati perfetti per lo scopo.

Avrebbe pagato meno alcuni debiti e avrebbe generato delle sopravvenienze attive, comode per risanare i conti, ormai disastrati.

Avremmo anche limitato le uscite mensili, quanto meno per il primo anno e mezzo, rinegoziando i piani di pagamento rateali che dovevano essere portati a termine. In questo modo avrebbe potuto ricavare le risorse necessarie per finanziare il rilancio dei negozi rimasti attivi.

Il risultato fu quello di rimettere l’azienda a posto nel giro di tre anni ed è un risultato ragionevole anche per te se stai attraversando un periodo di riduzione del fatturato.

La prima cosa da fare è una analisi costi aziendali.

Come evitare il fallimento del piano di riduzione costi aziendali

La domanda giusta è: “Fino a dove è giusto spingersi per salvare l’azienda?”

Secondo me tutte le aziende che hanno clienti che comprano loro beni e servizi possono essere salvate. Quelle che hanno interrotto l’attività, solo quelle, devono essere chiuse e messe in liquidazione per pagare i debiti.

Per quelle attive, la soluzione può essere trovata.

Quanto questa soluzione si priva di strascichi dipende dal momento in cui si interviene sulla crisi. Prima si inizia, meno danni si subiscono.

Se l’azienda trova il modo per andare avanti e rilanciarsi, tutti i soggetti coinvolti ne riescono a trarre beneficio, in un modo o nell’altro. Anche se, apparentemente, si sta chiedendo loro uno sforzo particolare, in realtà si agisce per il loro esclusivo interesse.

Mollare tutto, arrendersi, tirare i remi in barca dichiarando fallimento o, peggio ancora, chiudere e riaprire sotto un altro nome, sperando che nessuno se ne accorga, equivale a scaricare il peso del debito della tua azienda sui fornitori, sui dipendenti, sulle banche e perfino sullo Stato.

Si lo so che dello Stato te ne frega poco, ma se ci pensi bene lo Stato sono anche i tuoi figli, che pagheranno un giorno tasse più alte per coprire il buco nero del debito pubblico.

E poi vuoi mettere la soddisfazione personale di aver raschiato il fondo del barile ed essere tornati a galla, più forti di prima?

Ovviamente la discriminante della tecnica sta nelle intenzioni.

Se l’obiettivo è quello di rendere l’azienda finanziariamente più forte e, in caso di crisi, di salvarla ripagando i propri debiti nei limiti del possibile, allora ogni iniziativa è sfruttabile.

Per mia scelta, ad esempio, non lavoro mai con imprenditori che vogliono utilizzare la mia specializzazione e le competenze del mio staff “per risparmiare” sui debiti da pagare.

Il risparmio è sicuramente un risultato essenziale del mio lavoro, ma si incastra in un discorso più ampio fatto di investimenti, sopravvenienze, risanamento dei conti e rilancio industriale.

Sfruttare le leve disponibili per creare liquidità e finanziare l’azienda ha quindi un’utilità che va oltre il salvataggio del tuo fondoschiena.

Se la tua azienda va avanti e cresce, tutte le parti che ti hanno aiutato a finanziarne lo sviluppo, anche se involontariamente, ne otterranno un beneficio.

Quindi l’unico limite è la legge.

Tutto quello che gli avevo proposto e che hai letto fino ad ora non viola nessuna norma se applicato correttamente. Nemmeno le tecniche per sfruttare a tuo vantaggio la normativa fiscale ti portano a commettere qualche violazione.

Viene da se che, per applicare l’intero metodo, hai bisogno del supporto di professionisti competenti che siano in grado di guidarti nelle scelte e di dirti quello che rischi seguendo una strada anziché l’altra.

Esperti che conoscano il confine tra ciò che e lecito e quello che invece non è permesso dalla legge e potrebbe farti rischiare condanne penali, come la sottrazione dei beni aziendali tramite un maldestro contratto di affitto di azienda, ad esempio.

Tutto funziona se riesci a mantenerlo in equilibrio e se lo adatti alle specifiche caratteristiche della tua attività.