Come far crescere i profitti aziendali attraverso una strategia di riduzione costi

I costi aziendali sono la zavorra che impedisce a ogni azienda di crescere, ma quasi mai ci si presta la dovuta attenzione.

Mi capita spesso di incontrare imprenditori concentrati sulla necessità di dover trovare nuovi clienti per aumentare il fatturato e i profitti, convinti di aver già “tagliato” tutte le spese aziendali possibili, ma la verità è che abbattere i costi aziendali è un’attività che permette all’azienda di guadagnare davvero.

Il fatturato è importante, ma senza il controllo dei costi l’azienda è destinata a chiudere.

Uno degli ostacoli che impedisce la crescita aziendale e spesso ne causa il declino, infatti, è la riduzione della marginalità nel corso del tempo.

Una “malattia degenerativa” che colpisce ogni singola azienda, grande o piccola che sia.

Di solito funziona così: dopo una fase di start-up, in cui l’attività cresce spinta dall’energia dell’imprenditore più che dai progetti di successo, si raggiunge un livello di maturità in cui il fatturato cresce in maniera più che proporzionale rispetto agli sforzi.

Dopo un periodo di crescita importante il fatturato rimane invariato per un po’ o subisce un calo, più o meno marcato, mentre i costi restano quasi sempre immutati. Soprattutto i costi fissi, quelli non correlati direttamente alla generazione del fatturato e che sono, per loro natura, difficili da ridurre nel breve periodo.

Quando questo accade la struttura dei costi aziendali appesantisce notevolmente l’agilità di manovra e mandare avanti l’attività con profitto diventa più difficile che far trainare 50 carrozze contemporaneamente a un solo cavallo.

Da un certo punto di vista è fisiologico, perché crescendo la tua impresa ha necessariamente bisogno di più personale e più asset per funzionare, quindi i costi di un’azienda tendono naturalmente ad aumentare per assecondare lo sviluppo del business.

Ma quando il fatturato si contrae e il volume di affari si riduce, non adattare di conseguenza anche la struttura dei costi può rivelarsi rischioso per la salute delle casse aziendali.

Ecco perché se il fatturato cala, oltre a mettere in campo tutti gli strumenti per farlo risalire, devi subito lavorare sui costi per adattarli al rallentamento della produzione.

E questa attività è perfino più importante di quelle necessarie a provocare una nuova crescita del volume d’affari e, paradossalmente, molto più sicura in termini di risultati.

So bene che quello che ti sto scrivendo può suonare strano o persino fuorviante.

D’altronde focalizzare tutta l’attenzione sul fatturato è fisiologico per ogni imprenditore, perché in una fase di declino o contrazione, la priorità è riportare gli incassi ai livelli originari e non ridurre le spese.

Un atteggiamento pienamente comprensibile, spesso rafforzato dall’innata propensione a rischiare, investendo sempre più risorse, e dall’abitudine a rimanere legati al ritmo di spese che si è sempre sostenuto senza riuscire separarsi da nessuna di queste, per quanto divenuta superflua.

Ma…

Ridurre i costi aziendali ti farà guadagnare di più a parità di sforzo, anche se è più difficile di quello che sembra.

Perché è difficile ridurre i costi aziendali?

Nei miei interventi di ristrutturazione aziendale e di miglioramento della struttura finanziaria è quasi sempre prevista la procedura di spending review, cioè di revisione e gestione dei costi aziendali che ha l’obiettivo di rendere l’azienda più efficiente.

Guadagnare di più senza perdere in efficienza dovrebbe essere uno dei sogni proibiti di chiunque sia a capo di un’azienda, ma posso garantirti che incontro non pochi ostacoli e resistenze da parte degli imprenditori.

Seppur si tratti di una procedura piuttosto lineare, in cui io e il mio team ci occupiamo di analizzare la struttura dei costi, compararla con le esigenze della struttura organizzativa e intervenire di conseguenza per ridurre costi aziendali superflui, raramente riceviamo piena collaborazione da parte dei nostri assistiti.

È come se un blocco emotivo impedisse loro di liberarsi della zavorra inutile che appesantisce la loro attività e non le permette di spiccare il volo.

Soprattutto quando tra le misure previste si decide di ridurre i costi del personale.

Non mi fraintendere.

Sono convinto che il valore di un’azienda sia legato a quello delle persone che la compongono e che l’imprenditore abbia, tra le proprie responsabilità, quella di contribuire al benessere dei propri uomini, ma so per certo che garantire la continuità aziendale è più importante che garantire qualche poltrona.

Per salvare qualche posto di lavoro, a volte gli imprenditori rimandano la decisione di ridurre i costi fissi legati al personale e questo porta l’azienda nelle cattive acque di una crisi senza rimedio.

Sotto certi aspetti lo capisco, perché mi rendo conto che se per anni hanno gestito le spese sempre allo stesso modo, ereditando determinate abitudini magari da tuo padre o da tuo nonno, e le cose hanno sempre funzionato bene è molto difficile cambiare.

Ecco perché quando chiedo i dati per lavorare alla riduzione costi aziendali spesso attendo mesi prima di ricevere le informazioni.

Almeno fino a quando l’acqua non arriva alla gola.

Ma perché aspettare?

Se il fatturato diminuisce e la struttura costi aziendali rimane invariata la tua attività rischia di chiudere.

Sai perché la riduzione strategica dei costi aziendali ti permette di aumentare i profitti?

La spending review è una procedura che dovrebbe essere diffusa in ogni tipologia di azienda, a prescindere dallo stadio di gravità del problema di liquidità in cui è coinvolta.

E dovrebbe essere ripetuta più volte nel tempo.

La ragione è semplice: mantenere sotto controllo la struttura dei costi aziendale e adeguarla in funzione del volume d’affari raggiunto o auspicato ti consente di mantenere l’efficienza strutturale nel tempo e raggiungere il massimo rendimento da ogni singolo euro che investi nella tua attività.

Col tempo, infatti, l’azienda tende a caricarsi di spese inutili, come personale in sovrannumero, asset inutilizzati, servizi non necessari…

Ma non solo.

L’abitudine a trattare sempre con gli stessi fornitori o acquistare sempre gli stessi materiali è un’abitudine tipica degli imprenditori, che sacrificano il profitto sull’altare della comodità. In questo modo, però, rischi di caricare le tue casse di costi più elevati rispetto a quelli che potresti sostenere valutando soluzioni alternative, che ti consentono di ottenere risparmi a parità di prodotti o servizi.

Perché nessuno ci pensa?

Perché quando il fatturato cresce, il volume d’affari tende ad assorbire le inefficienze dei costi azienda-li, per cui non avverti problematiche tali da indurti a rivedere la gestione spese aziendali.

Attività emotivamente stressanti, come ridurre i costi del personale quando manca il lavoro per giustificare una pesante struttura organizzativa, vengono rimandate il più possibile.

Il problema si presenta quando il fatturato stagna e la gestione dei costi fissi aziendali, rimasta inalterata, diventa una zavorra per la tua azienda al punto da trascinarla sempre più in basso, come una pallina su un piano inclinato.

Rimanere fermi o peggio ancora chiudersi nelle proprie abitudini nella gestione dei costi aziendali non aiuta a risolvere la situazione, anzi, ti porta sulla via preferenziale che conduce alla crisi più grave.

Meglio agire subito e rivedere i costi anche se questo comporta spese immediate, come accade ad esempio nelle procedure di incentivo all’esodo. Da parte dell’azienda, nell’immediato, c’è un esborso ulteriore di denaro, ma la riduzione del personale col tempo alleggerisce notevolmente una struttura vacillante.

Approcciarsi in maniera corretta alla revisione dei costi aziendali è un po’ come preparare la valigia prima di partire. Per non incorrere in spiacevoli contrattempi è opportuno imbarcare solo ciò che realmente serve per il tempo che si resta fuori.

Allo stesso modo, calibrare la struttura dei costi aziendali sui reali obiettivi di fatturato ti consente di evitare i rischi di una crisi di liquidità aziendale e far aumentare i profitti a parità di sforzo.

Affrontare quanto prima questa fase così delicata dà la possibilità a ogni imprenditore di:

• allocare le risorse in maniera diversa, nel breve periodo,
• risparmiare in maniera strutturale i costi e migliorare l’efficienza, nel medio termine,
• avere una struttura costi flessibile nel lungo periodo, per tener testa agli eventuali cambiamenti di mercato.

Per implementare correttamente una riduzione strategica dei costi è necessario partire innanzitutto da una revisione accurata delle strategie di sviluppo che intendi seguire.

In base a questa bisogna poi adeguare le risorse necessarie a perseguirla e analizzare la struttura dei costi.

Quest’ultimo passaggio, in particolare, ti serve a distinguere i costi fissi da quelli variabili e identificare i costi delle singole aree.

I costi generali, ad esempio, includono le spese per il personale, il noleggio di attrezzature, l’energia elettrica o le locazioni dei locali. Si distinguono dai costi di produzione e delle vendite, perché in queste ultime sono inclusi rispettivamente logistica, sovrapproduzione, errori e scarti o stipendi fissi, benefit gratuiti, viaggi e trasferte.

Eseguita, l’analisi il passo successivo è programmare gli interventi di riduzione dei costi fissi e la gestione delle alternative variabili. Devi, infine, quantificare gli investimenti, i tempi e le modalità di riduzione costi.

Pochi passaggi, mirati e precisi, che se effettuati tempestivamente e in modo efficace riducono notevolmente l’esposizione della tua azienda ai rischi di una crisi e ti consentono di incrementare i profitti, rendendo disponibili risorse utili a nuovi investimenti.