Controllo di gestione aziendale per non restare mai senza liquidità aziendale

Spesso i problemi di liquidità aziendale, nella loro fase iniziale, si manifestano con sintomi piuttosto blandi e difficilmente identificabili da parte degli imprenditori che non hanno a disposizione un sistema di controllo di gestione aziendale che permetta loro di avere informazioni attendibili e aggiornate sui risultati raggiunti dalla loro attività.

In alcuni casi, il primo campanello d’allarme è rappresentato dal fatto che l’azienda non riesca a guadagnare abbastanza o che addirittura l’imprenditore lavori per un certo periodo di tempo senza portare a casa lo stipendio.

In altre circostanze si verifica una costante perdita di denaro che li costringe a richiedere finanziamenti esterni e incrementare l’indebitamento aziendale senza ricavarne alcun vantaggio in termini di investimenti o avanzamento di progetti imprenditoriali.

La realtà dei fatti è che circoscrivere le perdite e far emergere i problemi di liquidità prima che questi conducano a conseguenze più gravi, senza un monitoraggio costante dei risultati garantito da un sistema di controllo di gestione aziendale, è pressoché impossibile.

Ma se non hai mai messo in piedi un sistema di controllo di gestione strategico non preoccuparti, non sei il solo.

Il 93,5% degli imprenditori che abbiamo intervistato in questi 15 anni di attività non ha mai predisposto un sistema di controllo di gestione il 76,2% non ha uno scadenzario fatture, l’87,1% non ha lo scadenzario pagamenti da ricevere.

E so anche perché non hai mai avuto il tempo di occuparti dei numeri della tua azienda.

 Sei preso dalle mille questioni da seguire ogni giorno, dalla produzione alla vendita, e ti dividi tra gli impegni della giornata come un equilibrista in piedi su un piede solo che fa roteare in aria 6 piatti contemporaneamente.

Un imprenditore come le decine che ci contattano ogni giorno.

Tra questi, ad esempio, c’è Mimmo, un produttore di attrezzature per negozi di abbigliamento che ha richiesto la nostra consulenza pochi mesi fa, perché da un anno e mezzo i profitti della sua azienda stanno calando inesorabilmente.

Il suo fatturato è costante, il numero di clienti anche, non ci sono state contrazioni particolarmente evidenti, è in regola con tutti i pagamenti, dai fornitori ai dipendenti, ma i guadagni stanno diminuendo a vista d’occhio, mese dopo mese, al punto che da qualche tempo si è ridotto i compensi e tira via dall’azienda lo stretto indispensabile per campare.

In un primo momento ha associato il problema a una mole di ordini insufficiente a coprire i costi. Così si è dato da fare per rintracciare nuovi clienti, incrementare la produzione e la forza lavoro di due unità. Lui stesso ha quasi raddoppiato il tempo passato in azienda.

Eppure, il maggiore investimento e la maggior fatica non gli hanno reso l’incremento di profitto che sperava. 

Col passare del tempo ha sentito lo stress e la tensione crescere sempre di più. Seppur controllasse ogni giorno che i suoi dipendenti tenessero il giusto ritmo di produzione e che tutti gli ordini partissero in tempo, in realtà non aveva idea dove fosse il problema.

Quando rientrava a casa, sempre molto tardi, trovava già le figlie a letto e sua moglie, che aveva tentato ancora una volta di aspettare il suo rientro, addormentata sul divano.

Non aveva confessato a nessuno che le cose non andavano più come prima.

Non aveva il coraggio di guardare negli occhi la compagna della sua vita per confidarle che stavano attraversando una fase di magra, perché non riusciva più a guadagnare con la sua azienda.

Era arrivato al punto di evitarla completamente.

Ogni giorno Mimmo usciva presto da casa, sgattaiolando via quasi come un ladro e si tratteneva in ufficio fino a tardi, pausa pranzo inclusa, proprio per evitare di affrontare lo sguardo interrogativo dei suoi familiari.

Non riuscire a trovare la quadra del problema lo stava letteralmente facendo impazzire, soprattutto nelle ultime settimane quando si era reso conto che a malapena aveva il denaro per coprire la retta universitaria di Maria, la maggiore di tre figlie.

Dopo, cosa avrebbe fatto?

Cosa rischi senza il controllo di gestione aziendale?

Analizzando a fondo il caso di Mimmo mi sono reso conto che aveva agito come avrebbe fatto qualunque altro imprenditore al suo posto.

Aveva intuito che qualcosa non stesse andando per il verso giusto, ma non avendo le informazioni sufficienti per individuare rapidamente la causa del problema, che in questo caso era legato a un margine di profitto troppo basso sulle vendite e non alla mole di orditi insufficiente a coprire i costi come aveva pensato, lo aveva sottovalutato.

D’altronde aveva il denaro necessario a pagare tutte le spese, incluso il mutuo acceso per il maggiore investimento, per cui non aveva pienamente il polso di quanto stesse peggiorando il suo problema di liquidità aziendale.

Proprio l’assenza di un Sistema di Controllo di Gestione Strategico lo aveva condotto a prendere decisioni mosso da Urgenza, seguendo l’Istinto e spronato dall’inguaribile Ottimismo che caratterizza Mimmo come ogni altro imprenditore.

Dovendo prendere decisioni d’urgenza e non avendo mai fissato obiettivi di breve, medio e lungo periodo, Mimmo aveva incrementato la produttività in un momento in cui non aveva la capacità finanziaria per farlo e questo lo ha condotto ad accendere un mutuo che gravava ulteriormente sulle sue casse, incrementando così il suo indebitamento.

Nel breve periodo era riuscito a coprire le urgenze, ma nel medio periodo l’indebitamento aveva iniziato ad assorbire tutto il profitto che l’azienda stava generando.

Il debito, infatti, è un elemento moltiplicatore dei risultati aziendali, sia in senso positivo, che negativo.

Quando l’azienda è in equilibrio e il rendimento sul capitale investito è positivo, allora porti a casa più profitti di quelli che avresti avuto senza indebitarti. 

Ma se il ROI dei tuoi investimenti diventa negativo il debito diventa un elemento distruttivo e l’effetto finale è che non riesci più a guidare l’azienda in acque calme, ma viene trascinato dall’indebitamento in una spirale di correnti turbolente che in poco tempo peggiorano la qualità della tua vita e spesso si ripercuotono anche a livello familiare.

Il un sistema di controllo di gestione strategico serve proprio ad evitare questo genere di problemi.

Quello di Mimmo è solo uno delle centinaia di casi di imprenditori invischiati in problemi di liquidità aziendale e indebitamento che quotidianamente seguiamo.

Le dinamiche che li hanno condotto alla difficoltà finanziaria sono molto simili.

Di solito non hanno un sistema di controllo di gestione in azienda, ma fino a quando le cose vanno benino non ci si rende conto del problema. Amministrano l’azienda senza uno scadenziario fornitori, senza lo scadenziario fatture emesse e non controllano gli incassi, confidando sull’elasticità garantita dai fidi di cassa e sugli anticipi fatture.

Poi, per una ragione o per l’altra, le cose iniziano a non andare per il verso giusto.

L’azienda inizia ad avere bisogno di più liquidità e, se le banche non si sono ancora rese conto del problema, gli imprenditori bussano a quelle porte aspettando una nuova “dose di liquidità”.

Questo percorso si ripete fino a quando le banche non chiudono le porte in faccia all’imprenditore in difficoltà..

A quel punto le strade si dividono e di solito sono tutte più o meno sbagliate.

C’è l’imprenditore che inizia a tagliare i costi legati alla pubblicità, c’è chi taglia le spese legate alla rete vendita (o alle vetrine), c’è chi “ritocca” i bilanci per nascondere i problemi, chi corre a spendere soldi per la protezione patrimoniale e, fino a qualche anno fa, c’erano imprenditori che facevano causa alle banche perché non erano più in grado di pagare i finanziamenti.

Tutte azioni reattive tipiche di non sta seguendo una “mappa” ben precisa del proprio percorso imprenditoriale e si affida solo al proprio istinto, rincorrendo l’urgenza invece che Pianificare, agire sulla base dei Numeri e secondo Prudenza.

Controllo di gestione strategico: le informazioni necessarie 

Quando comincio a seguire un nuovo caso di risanamento aziendale, come quello di Mimmo, mi scontro con un problema informativo: quasi nessun imprenditore ha a disposizione un bilancio aggiornato all’anno corrente.

Nella migliore delle ipotesi mi sottopongono quello dell’anno precedente, magari appena chiuso, ma nulla che possa riguardare l’esercizio in corso.

Limitare la stesura del bilancio solo a ridosso delle scadenze fiscali, solo una volta l’anno, senza predisporne di intermedi, ogni tre o sei mesi,  è una pratica molto diffusa tra gli imprenditori.

Questo perché quello annuale è quello previsto dalla legge. 

Il bilancio di esercizio però non rappresenta solo un obbligo normativo. Se aggiornato periodicamente nel corso dell’anno corrente e opportunamente riclassificato, costituisce uno degli strumenti più utili per la gestione della tua attività e delle tue finanze, soprattutto.

Ti consente di conoscere, ad esempio, il margine che riesci ad ottenere dalle vendita, un’altra informazione di cui molti imprenditori sono tutt’altro che consapevoli.

In molti casi poi, incluso quello di Mimmo, manca anche un sistema di reportistica direzionale.

Di cosa si tratta esattamente?

Di un insieme di semplici tabelle in formato Excel in cui riportare dati che ti consentono di cogliere i risultati della tua attività.

Ne sono un esempio:

• lo scadenzario di tesoreria,
• lo scadenzario dell’aging dell’indebitamento commerciale (il cosiddetto scadenziario fornitori),
• l’analisi degli scostamenti patrimoniali economici e finanziari che osservi durante l’anno.

Tutti strumenti di monitoraggio che, per ogni imprenditore, hanno lo stesso valore di una mappa per un partecipante a una gara di Orienteering.

Senza questi, che insieme compongono un sistema di controllo di gestione aziendale, il rischio di perdere di vista la meta, smarrirsi, finire impantanati sempre nello stesso punto, senza riuscire a compiere anche solo un passo in avanti o, peggio ancora, allontanarsi definitivamente dell’obiettivo e ritrovarsi “in una selva oscura” è molto, molto alto. 

Come predisporre il sistema di Controllo di Gestione?

Fare impresa ti consente di crescere, guadagnare e raggiungere il successo a cui ambisci solo se sei in grado di misurare i risultati delle strategie che metti in atto.

Lo stesso lavoro che conduciamo ogni giorno io e il mio Team sulle aziende è basato sui numeri, come le nostre strategie, le nostre procedure e le nostre tecnologie. Se così non fosse non saremmo in grado di tratteggiare la strategia di ristrutturazione finanziaria delle imprese che seguiamo.

A prescindere dall’attività che svolgi, che sia produttiva, commerciale, del terzo settore, non puoi tralasciare il controllo di gestione.

Ma cos’è sistema di controllo di gestione?

Il Sistema di Controllo di Gestione Strategico è un insieme di strumenti necessari a verificare che l’azienda stia andando verso gli obiettivi desiderati.

Per predisporlo in maniera corretta devi:

1. Innanzitutto porti degli obiettivi di crescita aziendale periodici, ponendoti ad esempio un traguardo di fatturato annuo da raggiungere,
2. Fare strategia, delineando il piano d’azione utile a realizzare gli obiettivi di crescita che ti sei posto entro un determinato periodo. In questa fase devi stabilire la tipologia e l’ammontare degli investimenti necessari a raggiungere il volume d’affari desiderato, decidere se il numero di dipendenti che hai è sufficiente o devi assumere altro personale per incrementare la produzione, ad esempio, e stabilire se gli asset (impianti, attrezzature, strumenti) di cui è dotata la tua azienda sono idonei;
3. Implementare la strategia elaborata per completare il piano d’azione per il raggiungimento degli obiettivi;
4. Controllare i risultati delle azioni attraverso il Controllo di Gestione.

Il controllo di gestione quindi non si traduce nella strategia, ma nel monitoraggio dei risultati che le azioni pianificate per attuarla hanno prodotto e nella comparazione di questi ultimi con i risultati passati e quelli desiderati.

In poche parole il Sistema di Controllo di Gestione ti serve a monitorare il progresso o il regresso dell’organizzazione aziendale.

Raggiungere i risultati sperati, magari, non è sempre possibile, ma monitorandoli costantemente potrai individuare facilmente l’area in cui si verificano inefficienze ed effettuare tempestivamente i correttivi necessari a ridurle, tendendo al miglior risultato possibile.

Avere a disposizioni le informazioni storiche, come quelle aggiornate, dettagliate, affidabili e tempestive, tradurre in numeri gli obiettivi strategici, elaborando il budget, interpretarli e compararli rispetto al passato e al futuro, è fondamentale.

Per questa ragione è opportuno produrre bilanci trimestrali o semestrali e non solo quello annuale previsto dalla legge.

Allo stesso modo è cruciale tenere sempre d’occhio le scadenze sia relative agli incassi che alle spese, evitando di aspettare i solleciti o le RiBa passive per scoprirle, come è capitato ad alcuni imprenditori che ho seguito.

Il Controllo di Gestione Strategico mette al riparo la tua azienda dai problemi di liquidità aziendale.

Esattamente come una mappa che ti indica il tragitto da seguire, quando ti muovi in un territorio sconosciuto, il sistema di controllo di gestione ti consente di sapere in ogni momento qual è la posizione della tua azienda rispetto al percorso programmato.

Predisporlo e controllarlo regolarmente ti permette di individuare le problematiche, misurarle, verificarle alla luce dei risultati attesi e pianificare i correttivi con un margine di tempo sufficiente a prevenire le conseguenze più drammatiche.

Un semplice software di calcolo gestionale non basta a fornirti le stesse informazioni, tanto quanto una semplice bussola non basta a capire se si sta seguendo la direzione giusta, se non viene rapportata a un itinerario già pianificato.

Il controllo di gestione è frutto di un processo strategico che deve essere elaborato e implementato di volta in volta da te o dai tuoi consulenti di fiducia.

All’interno del libro Aziende che si Finanziano da Sole scoprirai come sfruttare adeguatamente anche questo processo