Controllo di Gestione Aziedale: ecco perché il software non basta

Il controllo di gestione aziendale è un’attività fondamentale per portare avanti un’impresa con successo, ma viene spesso trascurato dalle PMI perché mancano le risorse per realizzarlo.

E non ti parlo solo del personale qualificato.

Nella maggior parte delle imprese che ho affiancato in questi ultimi 14 anni mancavano addirittura gli strumenti fondamentali per poterlo impostare:

• i bilanci non c’erano o venivano pubblicati con un ritardo che variava dai 6 ai 9 mesi rispetto alla chiusura dell’esercizio,
• non c’erano sistemi e procedure per il monitoraggio delle variabili che influenzano l’andamento aziendale, quindi era impossibile monitorare l’evoluzione dei KPI,
• la contabilità era tenuta in maniera disorganizzata, spesso al di fuori dell’azienda stessa, e le registrazioni contabili erano tardive.

In queste condizioni non è possibile controllare l’andamento della gestione aziendale attraverso i numeri, anche se sarebbe importante farlo per diverse ragioni.

Per prima cosa, sapere quali sono i risultati ottenuti dalla tua organizzazione ti permette di cambiare le strategie, qualora quelle che stai adottando non incontrino successo sul mercato.

Ma ti permette anche di decidere su quali investimenti puntare e quali dismettere perché a “ROI negativo”.

Come se non bastasse, gli indicatori di performance ricavabili da un sistema di controllo di gestione ti permettono di valutare l’andamento del business e di far emergere in maniera preventiva alcuni segnali che anticipano eventuali crisi aziendali.

E non sono il solo a saperlo.

Pensa che i benefici di un sistema di controllo di gestione aziendale ben costruito sono talmente noti che in alcuni Paesi, tra i quali l’Italia, è diventato obbligatorio per legge.

Secondo la normativa attuale gli amministratori di qualsiasi genere di società devono organizzare un sistema di controllo di gestione che permetta loro di identificare i segnali di una eventuale crisi aziendale, per anticipare le azioni utili ad arginare le relative problematiche.

Se non lo hai ancora impostato, sei già in ritardo.

Alla luce di questo nuovo obbligo, sempre più imprenditori ci stanno contattando preoccupati e confusi sull’argomento, non sapendo se le misure che hanno già adottato bastino effettivamente ad adempiere a questo obbligo.

Come al solito la legge è poco chiara e la mancanza di chiarezza, si sa, alimenta comportamenti distorsivi.

Molti imprenditori si sono lasciati convincere che bastasse comprare un semplice programma informatico per il controllo di gestione per essere a posto con gli adempimenti burocratici.

Ovviamente non è così.

Un software da solo non costituisce un sistema di controllo di gestione, non è in grado di aiutarti a prevenire alcuna crisi aziendale o a prendere decisioni sulla base delle performance già espresse dalla tua organizzazione.

Lo strumento da solo non ti aiuta a risolvere alcun problema nella gestione aziendale né a migliorare la condizione finanziaria della tua attività, oltre a non rappresentare una risposta completa agli obblighi di legge.

Bisogna fare di più, come ho spiegato a Giacomo qualche tempo fa parlando proprio di questo tema.

Giacomo è il titolare di un’azienda produttrice di impianti di aspirazione, con alle spalle 30 anni di attività, che ci ha contattati con un’azienda in equilibrio precario, ma certamente non in crisi.

Già da qualche anno gli affari non girano più a pieno regime, ma l’azienda macina ancora risultati positivi.

Il fatturato è più o meno costante da tempo, non ci sono state grosse innovazioni nella sua azienda, né sono stati fatti investimenti significativi che drenassero liquidità per coprire il costo della sperimentazione.

Il denaro nelle casse aziendali non è più sufficiente a sostenere la crescita.

Naturalmente la pandemia non ha migliorato le cose.

Con quello che ha fatturato, nonostante le chiusure forzate, è riuscito ad onorare tutti gli impegni, ha coperto le spese di gestione ordinaria e non ha dovuto (né potuto, a dire il vero) tagliare i costi improduttivi.

È riuscito a non far mancare il lavoro ai suoi operai, nei periodi di chiusura ha usufruito degli ammortizzatori sociali, ma ha saldato tutte le sue scadenze.

Non ha dovuto, come molti altri imprenditori in questo periodo, tagliare tutti i costi variabili, pagare a singhiozzo gli stipendi, lasciare insolute le fatture dei fornitori e restare per mesi senza compenso da amministratore…

Preoccupato che la situazione potesse peggiorare, ha chiesto un parere al suo commercialista di fiducia, uno dei migliori in paese.

Questa persona segue la sua contabilità da tantissimi anni e con lui condivide la passione per il ciclismo.

Mentre erano in bici, gli ha detto:

“Dovresti acquistare un programma per di controllo di gestione, ormai ce l’hanno tutti, anche perché è obbligatorio per legge. Vedrai che così riuscirai a controllare meglio i risultati della tua azienda. Purtroppo io in studio non posso occuparmene, perché siamo già incasinati con tutte le altre cose. Ma vai tranquillo, l’ho già suggerito ad altri clienti e si stanno trovando bene“.

Rassicurato da queste parole ha affrontato la spesa.

La software house che gli aveva indicato il suo commercialista era valida ed affidabile, ma non certo tra le più economiche.

L’importo dell’abbonamento annuale era piuttosto oneroso e per riuscire a utilizzarlo al meglio ha dovuto assumere una nuova risorsa e farle frequentare un corso di formazione altrettanto costoso, per apprendere le funzionalità del programma.

Insomma, alle spese che già sosteneva ne ha aggiunte altre, ben diverse dagli investimenti che desiderava fare per la crescita della sua azienda.

D’altronde, se era la legge a prevederlo e il suo commercialista a consigliarlo vivamente, certamente aveva fatto la scelta giusta.

Non restava che aspettare di raccogliere i frutti e veder migliorare finalmente la situazione finanziaria ed economica della sua azienda grazie ad un miglior controllo di gestione.

A distanza di quasi anno, però, le cose non sono affatto migliorate.

Nonostante il nuovo assunto stesse svolgendo il suo lavoro, non aveva ancora ben chiara l’effettiva utilità di questo costoso strumento.

Periodicamente si recava dal commercialista per mostrargli i prospetti e grafici che il software produceva, in base ai dati inseriti, e il suo consulente gli confermava che la situazione procedeva bene come sempre.

Ma perché la liquidità diminuiva sempre di più allora?

“Giacomo stai tranquillo, sei troppo apprensivo come sempre. È il periodo, nessuna azienda se la sta passando bene di questi tempi, se vuoi guadagnare di più devi investire e fatturare di più, altrimenti rimani come stai che va bene ugualmente. Devi già ringraziare che riesci a pareggiare i costi“.

Ma Giacomo non stava tranquillo per niente.

Nessun imprenditore vorrebbe mai sentirsi dire che riuscire a pareggiare i conti sia già un traguardo.

L’indole di ogni titolare d’impresa è quella di crescere, investire, moltiplicare i guadagni e non certo accontentarsi degli spiccioli.

Quale sarebbe altrimenti il senso di tanti sacrifici?

Nella sua testa ormai c’era un campanello d’allarme che suonava sempre più forte.

Non riusciva a spiegarsi come tanto lavoro non stesse più producendo i risultati di prima, a parità di fatturati.

Il timore che da un momento all’altro il denaro non fosse più sufficiente a pagare tutte le spese, per l’azienda e la sua famiglia, non lo faceva più dormire la notte.

Era sempre stato un uomo preciso, organizzato, di parola con tutti e molto stimato nel suo campo. L’idea di ritrovarsi con le spalle al muro e dover suo malgrado compiere scelte difficili gli stava dando il tormento.

Insoddisfatto dei consigli del suo commercialista, Giacomo ci ha contattati, non prima di essersi sciroppato molti dei miei materiali pubblicati sui canali social, le newsletter, gli articoli del blog e alcuni webinar promossi durante il primo lockdown.

Lo aveva colpito la mia posizione a proposito dei software e dell’importanza di adottare un Sistema di Controllo di Gestione Strategico, che andasse al di là dello strumento informatico.

Nessuno gli aveva mai parlato di questo, prima.

Non sapeva cosa fosse, non riusciva ad afferrare fino in fondo la sua utilità e la differenza con il sistema informatico che gli aveva suggerito il suo commercialista di fiducia nonché “compagno di scorribande in bici”.

Ma voleva capirne di più e per questo ha fissato la consulenza preliminare.

In pochi minuti, ha ricevuto risposta alle mille domande che lo affliggevano da mesi.

Perché un semplice software da solo non è sufficiente ad avere il controllo di gestione aziendale?

Come avrai notato, negli ultimi tempi vanno di moda gli strumenti informatici come soluzione per i problemi aziendali e strumenti indispensabili per adempiere agli obblighi di legge.

Da quando è entrata in vigore la nuova normativa, molte software house, già impegnate nella realizzazione dei gestionali utilizzati per la contabilità, hanno promosso questi nuovi strumenti, già integrati con il sistema di contabilità generale.

Sono molti i consulenti e gli imprenditori che hanno risposto a questo bisogno nato per legge, facendo acquistare e acquistando gli strumenti informatici più disparati.

Ce ne sono centinaia sul mercato.

Strumenti utili, in alcuni casi anche belli da vedere, ma senza alcuna funzionalità strategica.

Il risultato è che molti imprenditori si sono ritrovati con una marea di numeri, tabelle, grafici, dati incomprensibili e non utili a raggiungere lo scopo promesso.

Dotarsi solo di un software per il controllo di gestione aziendale non basta.

Alimentarlo con i dati contabili per ottenere le famose tabelle con i Key Perfomance Indicators e fogli pieni di grafici di varia forma e colore è del tutto irrilevante, se quest’azione non viene inserita in un processo più ampio e una visione più estesa.

Un sistema di controllo di gestione è inutile se non sai interpretarlo e se, sulla base di quello che leggi, non sai come agire per correggere il tiro.

Sarebbe come avere davanti il cruscotto della tua auto, senza sapere cosa indicano quei numeri, quelle lancette e quelle lucine, né cosa fare quando si accendono tutte come le lampadine sull’albero di Natale.

Il vero Controllo di Gestione, quello a cui la legge si riferisce, è molto di più.

È legato alla strategia dell’azienda e funzionale al monitoraggio del suo andamento e per implementarlo non si parte dalla contabilità, ma dal modello di business, dalla strategia e dagli obiettivi aziendali.

Solo in questo modo il Controllo di Gestione Aziendale ti permette di capire se li stai effettivamente raggiungendo o ci sono delle inefficienze che impediscono alla tua azienda di crescere, come nel caso di Giacomo.

Il software è uno strumento che da solo non risolve alcun problema e non migliora la situazione attuale dell’azienda.

Può essere utile solo se inserito in un sistema di procedure più articolato, che permette di stabilire gli obiettivi, definire i piani d’azione e i risultati raggiunti.

Acquistarlo, senza guardare alla strategia che intendi seguire, non farà altro che gravare la tua azienda di ulteriori costi.

Come nel caso di Giacomo, ti toccherà affrontare le spese dell’abbonamento, del personale, della formazione e alla fine potranno sempre dirti che non avrai adempiuto agli obblighi di legge.

Implementare un programma informatico non ti mette nelle condizioni di valutare la strategia a monte e tradurre quindi le informazioni numeriche, che risultano dal software, in dati utili a modificare le tue scelte di gestione aziendale.

Nè ad individuare nell’andamento aziendale i segnali di crisi.

Esattamente come Giacomo che, dopo quasi un anno, si è ritrovato al punto di partenza con parecchio denaro in meno.

Certo non per responsabilità sua.

Cosa serve allora per implementare correttamente un sistema di controllo di gestione?

Quello di cui hai bisogno è un Sistema di Controllo di Gestione Strategico.

 È così che usiamo definirlo nel nostro network.

Il Sistema di Controllo di Gestione Strategico è un framework strutturato per controllare l’andamento della tua azienda che:

• parte dall’analisi dell’azienda,
• verifica lo status quo,
• interpreta la strategia alla luce delle intenzioni dell’imprenditore,
• analizza il business model,
• pianifica gli interventi e gli indicatori da monitorare,
• ti aiuta a capire se gli interventi effettuati stanno portando i risultati attesi.

E non lo fa una volta sola, ma li monitora in maniera costante, proprio per fornire all’imprenditore una valutazione aggiornata sull’andamento dell’attività.

Il controllo di gestione strategico è un’attività per la quale non basta un software, bisogna seguire un insieme di procedure che vede nei programmi informatici solo una parte della sua attuazione.

La sua vera utilità risiede nella possibilità che offre a te, come ad ogni imprenditore, di capire se quello che hai in mente per la tua azienda si sta traducendo in risultati positivi o, in caso contrario, di identificare l’origine dei problemi che ne ostacolano la crescita.

Questo sistema ti permette di misurare la differenza tra i dati storici, che puoi ricavare dai bilanci, e i dati prospettici, presenti nel tuo business plan e nel relativo budget.

In particolare questi ultimi racchiudono le informazioni più importanti per te, perché ti consentono di sapere in anticipo se ti stai avvicinando agli obiettivi numerici che ti sei prefissato o sono necessari di correttivi.

Per questa ragione il Controllo di Gestione Strategico non deve essere interpretato e attuato solo come mero adempimento di legge.

Le sue funzioni vanno oltre una semplice prescrizione, in quanto rappresenta uno strumento  capace di aiutarti a mantenere il controllo della tua azienda attraverso i numeri e verificare l’insorgere di problemi di natura finanziaria.

Cosa ti sto dicendo, quindi, che devi farti carico di altro lavoro, oltre a tutto quello che hai già da sbrigare nella tua azienda?

Niente affatto.

Per implementare correttamente il Controllo di Gestione Strategico c’è bisogno di uno specialista.

I vantaggi di prendere in affitto un consulente esperto nella gestione finanziaria delle PMI che ti supporti nel controllo di gestione aziendale

Per implementare correttamente un sistema di controllo di gestione strategico è necessaria la guida di uno specialista che abbia una formazione in economia aziendale tale da fornirti supporto anche nel mettere a terra la strategia che hai in testa.

I vantaggi di questo tipo di sostegno sono molteplici.

Innanzitutto ti permette di implementare le tue idee più velocemente, riuscendo quindi a tradurre i tuoi progetti di crescita in piani, azioni e interventi, in modo rapido ed efficace.

In secondo luogo risparmi tutto il tempo che ti toccherebbe investire nella ricerca autonoma di soluzioni, in grado di colmare le lacune derivanti da consulenze poco idonee al disbrigo di questi adempimenti.

Seguire una guida esperta, che ti supporti nell’implementazione del Controllo di Gestione Strategico ti consente di capire tempestivamente se la strada che stai seguendo è in linea con gli obiettivi da raggiungere e di mantenere il controllo sui risultati della tua azienda.