Il budget aziendale: lo strumento per non restare mai più senza soldi per i tuoi progetti imprenditoriali

Per parlarti del budget aziendale voglio iniziare dalla citazione di uno dei miei Assistiti più giovani, un ragazzo cresciuto troppo in fretta che ha bruciato le tappe nella vita e nel lavoro, arrivando ad affrontare i problemi di un imprenditore “grande” quando ancora poco più che uno sbarbatello.

Sul suo profilo social, qualche tempo fa scriveva:

“Sei così piccola e indifesa e ogni volta che ti prendo in braccio mi sento completamente impotente davanti agli ostacoli che si porranno sul tuo cammino. Chissà se riuscirò a trasmetterti quell’ardore che ti spinge a non dormire la notte e a coltivare in te quell’idea che solo una irrefrenabile passione può aiutarti a realizzare e, più di tutto, se sarò capace di insegnarti come ci si rialza da un fallimento?“

Sono le parole che Maurizio aveva scritto nel post con il quale annunciava al mondo la nascita di sua figlia Serena, tre anni dopo la piccola Martina, la primogenita.

Maurizio è un imprenditore precoce, che a soli 29 anni aveva realizzato tutto quello che un uomo poteva realizzare, apparentemente troppo acerbo per mettere al mondo figli e rendersi economicamente indipendente, camminando solo con le proprie gambe e mosso solo dalla propria passione.

Almeno in quella parte di mondo in cui era nato, un piccolo paesino del sud Italia, distante da dove sono nato io, ma altrettanto difficile.

Come molti imprenditori che ho assistito, era uno di quelli che a 18 anni aveva preferito imparare le sue lezioni tra i banchi della vita piuttosto che seduto in quelli dell’università. 

Non aveva mica potuto studiare comodamente come come costruire un budget aziendale dai libri, nemmeno sapeva cosa fosse il budget previsionale.

Si era fatto da solo, lavorando sin da quando aveva solo 14 anni, animato dalla sua passione per l’elettronica e l’informatica.

Alla fine ce l’aveva fatta (o quasi).

“Serena è arrivata nel momento peggiore in cui si possa mettere al mondo un figlio, quando vedi sgretolarsi davanti a te l’impresa che hai messo su con tanta fatica e con lei ogni certezza, stabilità, fonte di guadagno utile a mandare avanti una famiglia che cresce“.

Il momento peggiore era quello nel quale stava assistendo impotente alla caduta libera della sua start-up, nata per permettere alle persone con esigenze alimentari speciali di selezionare in anticipo i menù dei ristoranti più adatti alle proprie necessità, semplicemente tramite un App.

Dopo lo slancio iniziale l’azienda si era avviata verso un declino lento e inesorabile che aveva buttato giù il morale di Maurizio e dei soci che aveva coinvolto in quell’avventura che sembrava destinata a grandi cose a giudicare dall’iniziale successo tra i ristoratori laziali e marchigiani.

Aveva fatto i compiti a casa, sapeva di non avere il budget (lui li chiamava “i piccioli”) per aggredire commercialmente tutto il territorio nazionale, quindi si era concentrato solo sulle due regioni che avevano risposto meglio alle campagne promozionali di test, nonostante fossero lontane dalla sede aziendale e dai luoghi dove aveva trascorso l’infanzia.

“Le cose andavano bene, avevo pensato di espandere la diffusione del servizio anche in Emilia Romagna e Lombardia. Stavo reclutando nuovi tecnici e data specialist, oltre a quattro nuovi consulenti che avrebbero seguito i locali direttamente nelle regioni di riferimento. Poi ci è stata offerta la possibilità di comprare l’immobile nel quale avevamo gli uffici e, facendoci due conti, abbiamo calcolato che con il mutuo avremmo pagato lo stesso importo dell’affitto, ma alla fine ci sarebbe rimasto l’immobile e non avremmo buttato via i soldi”,

Solo che quell’investimento non era sostenibile.

Come spesso capita agli imprenditori con aziende finanziariamente poco solide, alla fine la banca aveva accordato un mutuo per un importo inferiore a quello necessario a coprire tutti i costi dell’acquisto e, presi dall’entusiasmo, Maurizio e i suoi soci si erano lasciati ingolosire dall’idea di ristrutturare l’ufficio per renderlo simile a quello di una vera start-up da Silicon Valley.

Nemmeno a dirlo, il preventivo di spesa venne di gran lunga superato e, per non ritardare la consegna dei nuovi uffici, avevano dato fondo a tutte le risorse finanziarie dell’azienda e degli imprenditori.

Avevano usato i fidi di cassa per pagare i fornitori, avevano chiesto finanziamenti personali ed avevano utilizzato perfino le carte di credito per coprire tutte le spese.

Avevano fatto il classico passo più lungo della gamba.

Un errore che come lui commettono molti imprenditori, solo perché sforniti degli strumenti giusti per evitare quegli sbagli che la vita imprenditoriale ti porta a commettere lungo il percorso.

Alla fine arrivarono a pagarne il prezzo.

L’azienda fu costretta ad attraversare un momento di crisi di liquidità senza precedenti perché non erano state fatte previsioni adeguate sulla sostenibilità delle spese da affrontare.

Iniziarono a tagliarsi i compensi, poi a non pagare regolarmente le tasse e i contributi, a ritardare il pagamento dei fornitori e a saltare qualche rata del mutuo e dei finanziamenti.

Le uscite non erano proporzionate alle entrate e, come se non bastasse, i tempi di incasso non permettevano di rispettare quelli di pagamento.

Non avevano fatto i conti.

Ecco perché ogni imprenditore ha bisogno del budget aziendale

I budget aziendali vengono percepiti dagli imprenditori come un esercizio di stile un po’ noioso e scarsamente utile ed è normale che sia così.

In fondo nessuno ti ha mai spiegato seriamente come redigere un budget aziendale.

Magari ne hai parlato con il tuo commercialista che, frettolosamente, ti ha indicato questo o  quel software di budgeting oppure si è offerto di preparartelo a tempo perso, in economia.

La ragione per la quale molti imprenditori approcciano in questo modo alla realizzazione del budget aziendale è che non si rendono conto dell’utilità di questo strumento e non sanno come creare un budget aziendale utile a misurare i risultati raggiunti ed a decidere se sia il caso di fare qualche investimento o intervenire per correggere il tiro.

Se dovessi darti una definizione di budget aziendale potrebbe essere questa: il budget aziendale è  uno strumento utile proprio a tradurre in numeri gli obiettivi aziendali che ti sei posto e la strategia che intendi adottare per raggiungerli.

Si perché il budget aziendale è innanzitutto questo: uno strumento per confrontare la distanza tra i risultati che desideri raggiungere Xe i risultati che hai raggiunto fino all momento della misurazione.

Uno strumento per quantificare gli obiettivi aziendali fondamentale per garantire il raggiungimento dei risultati imprenditoriali.

Se, come Maurizio, ti poni periodicamente degli obiettivi sempre più ambiziosi da raggiungere, non stai commettendo alcun errore, anzi, stai seguendo la tua naturale propensione imprenditoriale.

Ma se non presti attenzione alla pianificazione dei risultati desiderati, non elabori una strategia che si fondi sulla quantificazione finanziaria degli obiettivi che intendi raggiungere e non prepari un piano di azione utile a implementarla, allora stai commettendo un grossolano errore.

Molti imprenditori, incluso Maurizio, lo sottovalutano completamente, ritenendolo necessario solo su richiesta della banca di turno.

Le conseguenze più immediate di questa leggerezza vanno dalla stagnazione della tua impresa, completamente impantanata nella gestione delle problematiche ordinarie, fino alla crisi più profonda, la stessa che non riuscirai mai a prevedere se non analizzi i numeri.

Molti studi effettuati su imprese coinvolte in procedure concorsuali dimostrano infatti che la crisi è evidente nei numeri del budget aziendale già 3 anni prima che l’imprenditore finisca col portare i suoi libri contabili in tribunale.

Un gran bel vantaggio che può salvarti la pelle ed evitarti i problemi di Maurizio e degli imprenditori come lui.

Cosa rischi se non realizzi un budget aziendale per la tua azienda

La mancanza di controllo sugli obiettivi imprenditoriali e i conseguenti fallimenti aziendali sono stati tali e tanti che molti legislatori hanno ritenuto di obbligare gli imprenditori a dotarsi di un sistema contabile e amministrativo adeguato a prevenire la crisi e la perdita di continuità aziendale.

Si tratta di un dovere che coinvolge tutte le società a prescindere dalle dimensioni e dal fatto che siano società di capitali o di persone.

In Italia, ad esempio, questa esigenza è stata tradotta in un articolo di legge, il 2086 del c.c., comma 2 , introdotto dall’art. 375 del Codice della Crisi d’impresa e dell’insolvenza – D.lgs 14/2019, che recita: L’imprenditore, che operi in forma societaria o collettiva, ha il dovere di istituire un assetto organizzativo, amministrativo e contabile adeguato per prevenire le crisi e la perdita di continuità aziendale.

In due parole sei obbligato dalla legge a dotarti di strumenti quali il piano industriale o business plan, il budget aziendale, un assetto organizzativo e tecnologico adeguato e controllare periodicamente gli scostamenti e gli indici previsionali di rischio economico finanziario.

Non implementare il budget aziendale, che come hai appena letto rientra tra gli strumenti obbligatori per legge, ti espone innanzitutto a rischi di natura legale, con tutte le conseguenze personali e patrimoniali che molto probabilmente già conosci.

Al di là di questo, però, gli effetti più drammatici sono di ben altra natura.

Senza un budget aziendale, di fatto, non sei in grado di quantificare in numeri gli obiettivi che intendi perseguire e, di conseguenza, non puoi  verificare la sostenibilità dei tuoi piani aziendali.

Ancor meno puoi essere in grado di valutare le risorse necessarie per raggiungerli o pianificare le risorse utili in termini di investimenti, disinvestimenti e finanziamenti.

Se manca il budget previsionale nella gestione finanziaria della tua azienda non è difficile che anche tu faccia la fine di Maurizio, che si è trovato a fare i conti con la crisi della sua start-up a pochi anni dalla sua creazione e proprio quando aveva più bisogno di guadagnare dalla sua attività.

Non solo.

Casomai tu stessi pensando di delegare tutto al tuo commercialista, mi spiace informarti che nemmeno lui non potrà fare granché per aiutarti, semplicemente perché il budget aziendale parte da una approfondita analisi della strategia di crescita e delle sue implicazioni finanziarie, nella quale puoi essere al massimo guidato, magari attraverso procedure specifiche come quelle che abbiamo noi, ma non possono essere affidate a terzi.

Solo tu puoi spiegare quali sono i piani di sviluppo, quali sono le attese e quali sono i mezzi che sei disposto ad investire per arrivare a quegli obiettivi: non potrà certo farlo il tuo esperto in dichiarazioni fiscali e F24.

Comprendo perfettamente il tuo disorientamento.

Tante volte mi è capitato di seguire imprenditori che non sapevano da che parte iniziare, perché nessuno li aveva mai affiancati e guidati in questa procedura, preferendo ripiegare semplicemente sul software o su uno schemino compilato alla bell’e meglio, convinti che tanto bastasse. 

Purtroppo, però, la mancata predisposizione di un budget aziendale, oltre a non consentire alla tua impresa di crescere come vorresti, ti porta a commettere errori ben più gravi.

Primo tra tutti, se decidi di intraprendere progetti di sviluppo, come ha fatto Maurizio, senza fondarli su dati certi, finisci con lo spendere le tue risorse in programmi e iniziative che non potrai permetterti, perché non hai il denaro sufficiente a sostenerli.

Peggio ancora, ti accorgerai di non avere il denaro che ti serve quando ormai sarai a uno stadio avanzato del tuo progetto di sviluppo e, come Maurizio, non riuscirai a renderti conto di come la tua azienda si sia trovata ad affrontare una crisi di liquidità  e cosa abbia prosciugato completamente le risorse finanziarie disponibili.

La risposta è solo una: non avevi predisposto il budget aziendale.

E con buona dose di probabilità questo ti avrà condotto anche a un eccessivo ricorso ai finanziamenti bancari, proprio per sopperire alla mancanza di liquidità improvvisa, tra l’altro, penalizzata anche dalla condizione di dover accettare le peggiori condizioni che istituti di credito ti potevano proporre, stretto nella morsa dei debiti e con un disperato bisogno di liquidità per non vedere tutto finire a gambe per aria.

Alcune dritte che ti aiuteranno a preparare il budget aziendale

Per evitare di incappare negli errori che hai appena letto e prevenire le conseguenze disastrose di una crisi aziendale apparentemente imprevista, la soluzione migliore è predisporre correttamente il budget previsionale che ti accompagni in tutto il tuo percorso imprenditoriale.

Non posso farti in questa sede un esempio di budget aziendale, ma posso fornirti tutte le indicazioni per costruirlo.

I passaggi da compiere sono pochi ma molto specifici e, più di tutto, direttamente correlati agli obiettivi strategici e finanziari che intendi far raggiungere alla tua azienda.

Il primo step consiste proprio nel fissare i tuoi obiettivi, di costo o di fatturato. 

Le opzioni sono due, infatti, a seconda che tu scelga di partire dalla tua struttura costi, definendo quindi gli obiettivi di fatturato o, viceversa, partire da questi ultimi e adeguare poi la struttura costi della tua azienda.

In secondo luogo dovrai calcolare i fattori produttivi aziendali necessari a raggiungere il volume di affari che ti sei prefissato e, di conseguenza, valutare le fonti di finanziamento utili a implementarli.

Per predisporlo al meglio, quindi, dovrai fare delle ipotesi attendibili su:

1. I ricavi, sia nel loro ammontare sia riferiti di tempi di incasso;
2. I costi, oltre che nell’ammontare e nei tempi di pagamento anche nella loro classificazione tra costi fissi o variabili;
3. Gli investimenti, che includono gli asset (strumenti e attrezzature), l’organizzazione (personale) e la struttura organizzativa (il modo in cui hai organizzato il personale);
4. Le risorse finanziarie, riferite sia al capitale aziendale che ai finanziamenti esterni.

Fatte queste valutazioni e considerati tutti gli elementi, quello che otterrai sarà una vera e propria mappa che ti consentirà di mantenere un controllo periodico dei risultati e muovere passi più sicuri verso la direzione che intendi far seguire alla tua azienda in termini di obiettivi di crescita.

Se riuscirai a impostare il tuo budget previsionale in questo modo sarai in grado di utilizzare in maniera strategica anche le tue risorse e attuare i tuoi programmi di sviluppo aziendale senza commettere errori o fare il passo più lungo della gamba, come capitato a Maurizio.

Non solo, ti doterai di un’arma molto potente ed efficace da utilizzare quando dovrai negoziare le condizioni più favorevoli per la tua impresa con i tuoi interlocutori più difficili da gestire.

Pensa solo a quanto sarebbe più facile negoziare con banche, fornitori e investitori, se supporti le tue argomentazioni con numeri basati su ipotesi concrete e risultati verificati, che daranno un senso quantitativo alle idee che intendi implementare.