L’analisi dei costi aziendali renderà la tua azienda più forte?

Come si analizzano i costi aziendali? E soprattutto, come si riducono?

Lavorare sui costi aziendali in maniera pro-attiva permette di raggiungere diversi obiettivi desiderabili per un imprenditore.

Per prima cosa ti permette di eliminare le inefficienze, cioè di ridurre tutti quegli sprechi derivanti dal sostenere costi non più necessari o che rendono inefficiente la struttura produttiva.

In secondo luogo ridurre i costi ti permette di aumentare i profitti della tua azienda a parità di sforzo e di investimenti, cioè aumentare i margini di guadagno a parità di volume d’affari.

Ultimo, ma non ultimo, lavorare sui costi aziendali ti permette di ridurre la rigidità della tua organizzazione, perché è possibile modificare la struttura dei costi in modo da rendere l’azienda più flessibile e adattabile ai cambiamenti del mercato.

Quindi nel complesso l’azienda diventa più forte lavorando costantemente sui costi.

Eppure, nonostante questi evidenti vantaggi, di solito noi imprenditori prestiamo scarsa attenzione alla struttura dei costi aziendali.

Almeno fino a quando l’acqua non arriva alla gola.

Questo succede innanzitutto perché siamo portati ad avere una certa propensione al rischio, quindi a pensare di investire rischiando per poter ottenere un maggiore guadagno ipotetico nel futuro.

Il rischio, d’altronde, è nella natura del nostro lavoro.

In secondo luogo, siamo portati a non prestare adeguata attenzione ai costi perché siamo spinti dalla resistenza al cambiamento e dalle abitudini a mantenere la struttura organizzativa e, quindi, quella dei costi aziendali, sempre uguali, a prescindere dall’andamento del volume d’affari.

Questo succede perché siamo convinti che tutto quello che compriamo sia essenziale e sia di fatto incomprimibile.

“Cioè? Che vuoi dire?”

Beh che in pratica lavorando tutti i giorni con le “mani nella malta” siamo propensi a credere che sia impossibile ridurre i costi e che, nel farlo, perderemmo risorse che potrebbero tornare utili in futuro.

In realtà non è così, infatti, come ti spiegherò a breve, è possibile sostituire alcune cose con altre più economiche quando è necessario o rendere variabili quelli che credevi essere costi fissi.

Al di là di questo, tipicamente gli imprenditori prestano poca attenzione ai costi.

E il risultato è che la struttura dei costi aziendali di ogni attività cresce nel corso del tempo, in maniera più che proporzionale rispetto al volume d’affari, e nessun imprenditore pensa a ridurla in funzione delle oscillazioni nel fatturato.

Fino a quando non è necessario.

Ma questo “stato di necessità” può e deve essere creato se vuoi massimizzare i tuoi profitti.

Perché gli imprenditori non pensano a ridurre i costi aziendali?

La maggior parte degli imprenditori si focalizza sullo sviluppo di fatturato come motore della crescita.

Ora, è chiaro che l’aumento del volume d’affari è un elemento indispensabile per poter avere una crescita aziendale, tuttavia è molto difficile da ottenere.

Perché?

In primo luogo, perché sono necessari investimenti tendenzialmente incrementali.

Poi, perché è legato non solo alla tua volontà ma anche a fattori esterni e ad elementi che non puoi controllare direttamente.

Infine, perché c’è un problema legato alla concorrenza: uno dei fattori più importanti a cui, spesso, gli imprenditori non badano, è il fatto che non viviamo in una bolla di vetro ma all’interno di un contesto competitivo, in cui ogni giorno nascono nuovi concorrenti che tendono a sottrarci una fetta di fatturato.

Il risultato di questi elementi qual è?

Che spesso l’aumento del fatturato non fa aumentare i profitti dell’azienda.

Anzi, a volte, un aumento del fatturato provoca una riduzione dei margini di profitto, perché per aumentare il fatturato aumentano i costi in maniera più che proporzionale, l’imprenditore non guadagna e la struttura finanziaria dell’azienda si indebolisce.

Questo succede perché quasi sempre  per aumentare il fatturato sono costretto a indebitarmi di più e questo indebitamento ha un certo costo, sia in termini di interessi, sia in termini di restituzione del capitale.

Quindi complessivamente l’azienda diventa più debole, brucia risorse anziché crearne.

Voglio svelarti un segreto, per modo di dire.

I veri guadagni si fanno prestando attenzione ai costi.

Molti imprenditori, però, ignorano questa regola fondamentale e dedicano pochissimo tempo ai costi. 

Anzi, addirittura, spesso, gli imprenditori non conoscono nemmeno qual è l’incidenza della struttura dei costi aziendali, cioè non sanno quanto gli costa davvero vendere un prodotto o un servizio e non hanno un’idea chiara dei margini. 

Si dedicano più che altro al fatturato, alla produzione e trascurano completamente le spese.

Questo comportamento genera delle strutture organizzative squilibrate. 

Per quanto tempo puoi continuare a trascurare i costi aziendali?

Fino a quando il fatturato cresce il problema non si pone, o meglio si sente meno perché l’incremento del fatturato fa girare del denaro che ci permette di sostenere la struttura dei costi aziendali. 

Le nuove vendite di fatto assorbono quello che è l’impatto negativo dei costi che aumentano, e l’imprenditore non guadagna ma non sente neanche il problema più di tanto. 

Il problema si pone nel momento in cui il fatturato si contrae, quindi la struttura dei costi rischia di portare l’azienda in cattive acque.

Questo perché le spese fanno naturalmente aumentare il livello di indebitamento nel corso del tempo e il costo del debito schiaccia l’azienda fino a portarla in una situazione di insolvenza.

È necessario pertanto adeguare la struttura dei costi aziendali alla congiuntura economica. 

Come si fa?

Adesso entriamo nel dettaglio.

Adeguare la struttura dei costi alla congiuntura economica e al livello di fatturato: ecco la procedura

Per adattare la struttura dei costi all’andamento del mercato ed al livello di fatturato che ci si pone di raggiungere bisogna fare un’analisi dei costi attuali.

In che modo?

Ricordiamoci che l’obiettivo dell’analisi dei costi è quello di trovare le aree in cui è possibile recuperare della liquidità e mantenere o migliorare l’efficienza generale dell’azienda.

In pratica, aumentare i guadagni a parità di sforzi e di risorse impiegate.

Se vuoi aumentare i tuoi guadagni, infatti, è molto più facile – nel breve periodo – lavorare sui costi che non incrementare il fatturato.

È chiaro che nel lungo periodo sono necessari degli investimenti per aumentare il fatturato ma, soprattutto se ti trovi in una situazione di squilibrio, e soprattutto se è necessario mettere soldi perché l’azienda non guadagna, non devi lavorare sul fatturato ma sui costi.  

La prima cosa da fare è classificarli: cioè dividere i costi tra fissi e variabili.

I costi variabili sono tendenzialmente i costi legati alla produzione, che variano in base alle variazioni dell’attività aziendale.

I costi fissi sono invece i costi della struttura, quindi i costi che non variano al variare dell’attività.

Classificare i costi fissi e variabili ti permette di misurare la rigidità aziendale. 

Più sono alti i costi fissi, più la struttura diventa rigida, quindi meno è in grado di adattarsi ai cambiamenti di mercato. 

Di solito, gli imprenditori che si trovano in una situazione di crisi finanziaria cominciano a tagliare i costi, a partire da quelli che, in apparenza, sembrano i più semplici da eliminare, e cioè i costi variabili, quelli che aumentano all’aumentare del fatturato. 

Parlo delle spese per la pubblicità, delle provvigioni per gli agenti, dei fondi per gli investimenti.

Peccato che, tagliando queste spese, si recide anche la possibilità per l’azienda di crescere in termini di volume d’affari e, di conseguenza, del margine con cui ripagare i debiti che oggi li preoccupano.

Per questo bisogna effettuare un’analisi dei costi.  

La seconda cosa da fare è attribuire i costi alle funzioni aziendali e alle linee di prodotto. 

Questo è necessario per fare delle valutazioni in termini di outsourcing, cioè di deleghe all’esterno di determinate fasi del processo produttivo. 

La terza cosa da fare è analizzare gli scostamenti, quindi analizzare i dati attuali con i dati storici e analizzare i dati con le previsioni, quindi con il budget. 

In parole semplici, con quel bilancio previsionale che si costruisce a partire dalla definizione degli obiettivi del fatturato, dal calcolo dei fattori produttivi necessari a farlo e dall’individuazione delle fonti di finanziamento per ottenere quei risultati. 

L’obiettivo è analizzare l’evoluzione temporale degli scostamenti e individuare le differenze in termini di prezzo, che vuol dire che non controllo gli acquisti, e quantità, che vuol dire che ci sono delle inefficienze o degli errori di previsione o dei problemi organizzativi da risolvere. 

Un’accurata analisi dei costi aziendali si fonda essenzialmente su questi punti:

1. Identificare tutte le spese
2. Stabilire gli obiettivi specifici
3. Essere pronti a intervenire su: costi del personale, costi di acquisto, costi di produzione, costi di locazione
4. Prevedere l’affiancamento di professionisti specializzati in materia

Si perché farlo da solo è veramente difficile.

Lo so perché io stesso faccio molta fatica a farlo nelle mie aziende, ad essere disciplinato al punto da rivedere la struttura dei costi periodicamente per adattarla al volume d’affari.

I vantaggi del controllo dei costi aziendali

Avere il pieno controllo dell’analisi dei costi aziendali e, dunque, dell’intera situazione finanziaria aziendale, è un buon modo per capire le possibilità economiche e ridurre il rischio di fare investimenti azzardati – difficilmente riassorbibili dal proprio business – e, di conseguenza, evitare inutili sprechi di capitali.

È chiaro che fare un’analisi dei costi permette di aumentare i profitti a parità di altri fattori. 

Ovviamente la fase di analisi numerica è importante, ma la fase interpretativa lo è ancora di più, ed è difficile da fare se non si hanno le giuste conoscenze. 

Ecco perché ti conviene farti aiutare da uno dei professionisti del mio staff.